Conservazione PEC
Tu conservi la posta elettronica a norma?
La corrispondenza rilevante per il business, quali i messaggi
di posta elettronica con contenuto a rilevanza giuridica e commerciale,
DEVE essere conservata per dieci anni ( articoli 2214 e 2200 del Codice civile).
La PEC è un documento aziendale e, in quanto tale, va conservato . Ma questo
non basta. Si tratta anche di un documento elettronico e bisogna garantire la
data in cui è stato generato e l'autenticità del contenuto. Per far sì che
questo avvenga c'è bisogno di un certificato che viene apposto dal nostro
gestore nel momento in cui inviamo un messaggio PEC. Ma attenzione: questo
certificato scade, in genere in pochi anni.
Il messaggio conservato nella sola casella di posta elettronica non è conservato a norma.
Perchè si deve conservare a norma la PEC
Con l’introduzione del D.P.C.M. del 3 dicembre del 2013 e delle "Linee guida sulla
conservazione dei documenti informatici" cambia l’approccio sul tema della conservazione,
con particolare riferimento alla Posta Elettronica Certificata.
In particolare, all’art. 3 del DPCM del 13 novembre del 2014 recante le “Regole
tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione
e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione
dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli
20, 22, 23 -bis, 23 -ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione
digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005” definisce giuridicamente la
formazione del documento informatico e la necessità della sua conservazione. La PEC rientra in tale definizione. L’affermazione quindi, che, qualsiasi documento purché correttamente prodotto vada conservato, implica, ad oggi, che la Posta Elettronica Certificata (PEC), in quanto documento di natura informatica, vada conservata per un tempo prestabilito dalla legge. Difatti, secondo l’art. 2220 del codice civile i documenti e le scritture contabili devono essere conservati per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione e, con particolare riferimento all’art. 2214 dello stesso codice, si impone di "conservare ordinatamente per ciascun affare" la corrispondenza ricevuta e spedita oltre alle fatture e alle scritture contabili. Infine, si deve tenere in considerazione che l’art. 43 del Codice dell’Amministrazione Digitale stabilisce che i documenti informatici di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento sono conservati “in modo permanente con modalità digitali” nel rispetto delle regole tecniche.
Come si conserva la PEC?
Cosa, quindi, occorre conservare delle PEC spedite? Semplicemente la "ricevuta di consegna completa" in quanto contiene tutti gli elementi atti a garantirne la conservazione nel tempo, ovvero il messaggio inviato, la ricevuta, la firma elettronica e il file daticert.xml che contiene al suo interno tutte le informazioni necessarie (identificatore id del messaggio PEC, la consegna e chiha spedito la PEC).
Per concludere si suggerisce, quindi, di archiviare e conservare a norma la PEC, in osservanza dell’articolo 2214 del Codice Civile che prevede l’obbligo, per l’imprenditore di «conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite» e dell’articolo 2220 del Codice Civile che dispone la conservazione per dieci anni delle lettere e dei telegrammi ricevuti, nonché delle copie delle lettere e dei telegrammi spediti. Naturalmente, in via interpretativa, queste regole si possono estendere alle e-mail rilevanti per l’impresa.
la soluzione iNetFlow
iNetFlow offre uno servizio automatico per la conservazione
dei soli messaggi necessari presso datacenter certificati allo
scopo. La soluzione è disponibile
- come plugin dei servizi per la PEC offerti da iNetFlow
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